Informacja dotycząca rozliczenia jednorazowej dotacji inwestycyjnej

Na prawidłowe rozliczenie dotacji składa się:

a. pismo przewodnie (pobierz wzór pisma)

b. wypełniona i podpisana tabela rozliczeniowa zakupów dokonanych ze środków jednorazowej dotacji inwestycyjnej oraz wkładu własnego ze wskazaniem ich parametrów technicznych lub jakościowych  (szczegółowe zestawienie towarów i usług zakupionych ze środków dotacji i wkładu własnego wraz z oświadczeniem) – (pobierz zestawienie i oświadczenie)

załączniki:

1. kopie protokołów odbioru urządzeń, przedmiotów i innych rzeczy będących przedmiotem dofinansowania (pobierz protokół);

2. zestawienie potwierdzające formę i datę zapłaty (zaktualizowane zestawienie zapłaty- pobierz);

3. w przypadku zakupu sprzętów używanych powyżej 1000 zł wyceny rzeczoznawcy potwierdzających wartość zakupionego środka; nie dopuszcza się dzielenia zakupów w celu uniknięcia wyceny.

4. kopia dowodu rejestracyjnego i polisy ubezpieczeniowej OC i AC w przypadku zakupu środka transportu.

Rozliczenie musi wpłynąć do Fundacji najpóźniej w ciągu 30 dni kalendarzowych po zakończeniu rzeczowym inwestycji. Termin ten został określony w umowie o dofinansowanie w § 3 ust. 3 pkt 3).

KONTROLA

Każdorazowo po sprawdzeniu złożonych dokumentów ustalana będzie kontrola w siedzibie działalności firmy. Informację o kontroli przekazywać będziemy telefonicznie właścicielowi firmy z wyprzedzeniem.

Co należy przygotować na kontrolę?

DOKUMENTY:

1. wyciąg bankowy z rachunku Przedsiębiorcy potwierdzający dokonanie płatności przelewem lub kartą płatniczą
2. oryginały protokołów odbioru 
3. dowód rejestracyjny i polisa ubezpieczeniowa OC i AC w przypadku zakupu środka transportu (jeśli dotyczy);
4. oryginał wyceny rzeczoznawcy (jeśli dotyczy);
5. w przypadku zakupu sprzętu używanego oryginałów oświadczenie sprzedającego, iż zakupiony sprzęt w ciągu ostatnich 7 lat nie został zakupiony ze środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej bądź krajowych środków publicznych. (pobierz wzór oświadczenia)
6. w przypadku zakupu sprzętu używanego na podstawie umowy cywilno-prawnej należy przedstawić kopię złożonego do Urzędu Skarbowego formularza PCC-3 wraz z potwierdzeniem opłaty skarbowej.
7. Ewidencja środków trwałych
8. ewidencja wyposażenia
9. gwarancje
10. licencje
11. inne dokumenty źródłowe potwierdzające prawidłową realizację inwestycji, zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym (np. faktury)

Uwaga! Należy udostępnić pomieszczenie do celów kontroli.

SPRZĘTY:

1. należy przygotować wszystkie zakupione z dotacji i wkładu własnego sprzęty, urządzenia, pomieszczenia (w przypadku remontu)
2. dokumenty potwierdzające sprzedaż w przypadku braku środków obrotowych zakupionych z dotacji.

Zakres kontroli:

1. zgodność przedstawionych do rozliczenia dokumentów ze stanem faktycznym (w tym sprawdzenie zgodności dat produkcji, numerów seryjnych i parametrów technicznych),

2. zbadanie czy inwestycja została zrealizowana zgodnie z biznes planem

3. porównanie parametrów technicznych z przedstawionym rozliczeniem – osobom kontrolującym należy udostępnić wszystkie dokumenty umożliwiające ich weryfikację

4. sporządzenie dokumentacji fotograficznej realizowanej inwestycji

Z wizyty sporządzany będzie protokół, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.

W przypadku, gdy dokumentacja z rozliczenia dotacji jest prawidłowa, nie stwierdzono nieprawidłowości na kontroli - dokonywana jest wypłata pozostałych 20% dotacji na konto przedsiębiorcy (pod warunkiem dostępności środków na koncie Fundacji).

OPIS ORYGINALNYCH DOKUMENTÓW DOTYCZĄCYCH DOTACJI I WKŁADU WŁASNEGO UJĘTEGO W HARMONOGRAMIE RZECZOWO-FINANSOWYM

Oryginały faktur, rachunków, umów lub innych dowodów księgowych powinny być opisane na odwrocie dokumentu. Poprawność opisów będzie weryfikowana podczas kontroli.

 Wzór opisu dokumentu:

Numer umowy o dotację:

Pozycja w harmonogramie rzeczowo - finansowym:

Nazwa pozycji w harmonogramie rzeczowo-finansowym:

Zakup został sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa w kwocie  ..... zł.

z wkładu własnego w kwocie  ..... zł.

DOKUMENTY DO POBRANIA:

• wzór pisma przewodniego 
• szczegółowe zestawienie towarów i usług zakupionych z dotacji z oświadczeniem
• zestawienie potwierdzające formę zapłaty i datę zapłaty
• wzór protokołu odbioru
• oświadczenie do używanego sprzętu, że nie został zakupiony ze środków unijnych

 Jak prawidłowo wypełnić TABELĘ rozliczeniową

 W tabelę wpisujemy w kolejnych pozycjach zakupione sprzęty/towary/usługi z kolejnością zgodną z pozycjami z harmonogramu rzeczowo-finansowego. Gdy sprzęt z jednej pozycji harmonogramu posiada różne ceny i różne parametry należy je wypisać w oddzielnych pozycjach.

1. data zakupu – jest to data zapłaty przelewem, kartą

2. nazwa sprzedawcy i NIP – należy podać pełną nazwę sprzedawcy i jego NIP

3/ nazwa towaru i nr pozycji z harmonogramu rzeczowo finansowego  – należy wpisać nazwę zakupu zgodą z nazewnictwem przedstawionym w protokole odbioru w kolumnie 2 oraz wpisać numer pozycji z harmonogramu rzeczowo finansowego.

4.  Szczegółowa specyfikacja – należy podać parametry techniczne zakupionych towarów (należy podać minimum te parametry, które zostały określone w biznes planie w części D.1 kolumna 4).

5. numer seryjny/fabryczny – należy podać wszystkie numery, jakie występują na urządzeniach

6. cena jednostkowa – cena za jedna sztukę

7. ilość - liczba zakupionych sztuk

8. kwota całkowita (brutto) – cena jednostkowa x ilość